Como conferir CRM, RQE e documentos do plantonista uma vez só?

Credenciamento médico é conferir antes, não depois

Credenciamento médico é o processo em que o hospital confere se o médico pode trabalhar ali: se o registro no conselho está ativo, se a especialidade que ele diz ter está registrada e se os documentos do vínculo estão em ordem. Ele acontece antes do primeiro plantão.

O problema da maioria dos hospitais não é deixar de conferir. É conferir várias vezes a mesma coisa. O RH confere na contratação. O coordenador confere de novo quando monta a escala. Alguém confere outra vez quando o plantão fura e um nome novo aparece no grupo. E, mesmo assim, ninguém sabe dizer com certeza, numa sexta às 22h, se aquele médico tem o registro de especialista que a UTI exige.

A saída é simples de explicar: conferir na fonte uma vez, guardar a prova com data, anotar quando cada item vence e transformar o resultado em regra da escala. Daí em diante, você só reconfere o que mudou ou venceu.

Quem responde pela conferência

A responsabilidade tem dono. A Resolução CFM nº 2.147/2016, que trata dos deveres da direção técnica, diz no art. 2º, § 3º, inciso IV, que o diretor técnico deve se certificar da habilitação dos médicos perante o conselho e da qualificação como especialista, exigindo os documentos e mantendo as cópias na pasta funcional do médico. Pasta funcional é o arquivo de cada profissional no setor responsável, físico ou digital.

A mesma resolução, no inciso V, coloca a organização da escala de plantonistas também sob a direção técnica. Ou seja: credenciamento e escala respondem à mesma pessoa. Faz sentido que conversem.

Na prática, o diretor técnico raramente faz tudo sozinho. Ele define o que precisa ser conferido. O RH ou a secretaria do corpo clínico coleta os documentos. O coordenador de cada setor diz qual especialidade cada vaga exige. Escreva isso num papel: quem pede, quem confere, quem aprova. Sem esse desenho, cada um acha que o outro conferiu.

CRM, RQE e outro estado: o que cada registro prova

Três registros causam quase todas as dúvidas. Vale separar o que cada um mostra.

Registro	O que prova	Onde conferir
CRM (inscrição no Conselho Regional de Medicina)	Que a pessoa é médica e pode trabalhar no estado do registro. Precisa estar ativo.	Busca de médicos do CFM ou o site do CRM do estado
RQE (Registro de Qualificação de Especialista)	Que a especialidade ou a área de atuação está registrada no conselho. Curso ou pós-graduação não viram RQE sozinhos.	A mesma busca, no campo de especialidade, ou o CRM do estado
Inscrição secundária ou visto provisório	Que o médico de outro estado pode trabalhar no seu estado.	O CRM do seu estado

O ponto que mais pega é o terceiro. A Lei nº 3.268/1957, no art. 18, § 2º, diz que o médico que passa a trabalhar de modo permanente em outro estado, entendido como mais de 90 dias, precisa pedir inscrição secundária no conselho de lá ou se transferir. Para quem vai atuar só temporariamente, sem caráter habitual e sem vínculo de emprego local, a Resolução CFM nº 2.331/2023 prevê o visto provisório de até 90 dias, pedido ao CRM do estado onde ele vai trabalhar.

Exemplo concreto: um anestesiologista de Minas Gerais vai cobrir plantões fixos todo mês num hospital de São Paulo. Isso é atuação habitual. O CRM de Minas ativo não basta: confira a inscrição em São Paulo. Na dúvida sobre um caso específico, pergunte ao CRM do seu estado antes de escalar.

Outro detalhe: a busca mostra o médico pelo nome e pelo número. Confira se o nome bate com o documento de identidade de quem está na sua frente. Homônimo existe, e um número de CRM digitado errado também.

O checklist do credenciamento do plantonista

Divida os documentos em três grupos. Assim fica claro o que é obrigatório para qualquer médico, o que depende da vaga e o que é decisão do seu hospital.

1. Para qualquer médico

• Documento de identidade com foto e CPF.
• Número do CRM e a consulta na fonte mostrando o registro ativo, salva com a data.
• Inscrição secundária ou visto provisório, se o CRM for de outro estado.
• Dados para contato e para pagamento.

2. Conforme a vaga

• RQE da especialidade exigida pelo setor, conferido na fonte. Se o setor pede intensivista, é o RQE em medicina intensiva que conta, não o currículo.
• Documentos do vínculo: contrato de trabalho, contrato com a empresa do médico ou com a cooperativa. Cada forma tem cuidados próprios; veja quando o médico PJ pode virar vínculo trabalhista.

3. O que o seu hospital decide pedir

Muitos hospitais pedem mais: cartão de vacina, atestado de saúde, seguro de responsabilidade civil, cursos de suporte de vida e termos internos, como o de sigilo. São exigências legítimas, mas vêm do regimento do corpo clínico, de contrato ou de acreditação. Escreva de onde vem cada uma. "Exigido pelo contrato com a prefeitura" é fácil de defender. "Sempre pedimos" não é.

Pense também nos dados que você guarda. Documento de médico é dado pessoal, e a regra é guardar só o que tem motivo. Veja o que a LGPD pede do sistema de escala.

Como conferir uma vez só, em 5 passos

1. Faça uma lista única de exigências por setor

Uma linha por setor e por função. Exemplo: "UTI adulto, plantonista: CRM-SP ativo e RQE em medicina intensiva, exigência da direção técnica". "Pronto-socorro adulto, plantonista: CRM-SP ativo". Essa lista é a mesma que vai para a escala, então ela precisa ser curta e sem ambiguidade. Ajuda ver como cada setor monta a escala.

2. Confira na fonte, nunca na cópia

Cópia de carteira e certificado em PDF ajudam a arquivar, mas a prova de que o registro está ativo hoje é a consulta no conselho. Faça a busca, salve a tela com data e hora e anote quem conferiu. Leva poucos minutos por médico.

3. Monte a pasta funcional com a data de cada item

Para cada médico, uma pasta com os documentos e, ao lado de cada um, duas datas: quando foi conferido e quando precisa ser conferido de novo. O que não vence fica marcado como tal. O que vence ganha data. Sem a segunda data, a pasta vira arquivo morto.

4. Transforme o resultado em regra da escala

Aqui está o "uma vez só". Se o RQE em medicina intensiva foi conferido, essa especialidade fica registrada para o médico, e a UTI passa a exigir medicina intensiva em cada plantão. A partir daí, quem monta a escala não precisa lembrar de nada: quem não tem a especialidade exigida simplesmente não entra. Explicamos o método em detalhe em como impedir que um médico sem a especialidade exigida seja escalado.

5. Reconfira só o que venceu ou mudou

Uma vez por mês, olhe a lista de itens que vencem nos próximos 30 dias e avise o médico com antecedência. E reconfira na hora sempre que algo mudar: médico novo, médico que vai para outro setor, especialidade nova, CRM de outro estado. O resto não precisa ser conferido de novo todo mês.

Quanto custa conferir tudo de novo todo mês

Conferência repetida parece barata porque cada uma leva pouco tempo. Somada, não é. Um exemplo com números redondos, para um hospital com 40 plantonistas:

Jeito de conferir	Tempo por mês	Custo por mês
Conferir todos os médicos antes de cada escala, 15 minutos cada	10 horas	R$ 2.000, a R$ 200 a hora do coordenador
Conferir uma vez na entrada e depois só o que venceu ou mudou, cerca de 4 médicos por mês	1 hora	R$ 200

Os valores são de exemplo; troque pelos do seu hospital. A diferença, aqui, é de R$ 1.800 por mês só em horas de coordenação. E o custo maior não está na tabela: é o plantão coberto às pressas por alguém que ninguém conferiu, que pode virar contestação de contrato ou pergunta difícil depois de uma intercorrência. Veja como a escala se liga à segurança do paciente.

Onde a pressa quebra o credenciamento

• O substituto da troca. O titular passa o plantão para um colega que nunca trabalhou no setor. Se a troca acontece no grupo, ninguém confere. Veja quem responde até o substituto aceitar.
• O plantão que fura em cima da hora. A vaga vai para quem responder primeiro, e a conferência fica para segunda-feira. Veja o que fazer quando o plantão fica descoberto.
• O médico que muda de setor. Conferido para o pronto-socorro, ele aparece na escala da UTI sem ninguém olhar o RQE.
• A especialidade dita, não registrada. "Ele fez pós em terapia intensiva" não é RQE. Confira na fonte.

Os quatro erros têm a mesma raiz: a exigência mora na cabeça de alguém, e não na própria vaga.

O que o adm.hospital faz nessa história, e o que não faz

O adm.hospital é o sistema de escala do hospital. Ele não substitui a pasta funcional nem a consulta ao conselho: essa conferência continua sendo do hospital, com a direção técnica.

O que ele faz é garantir que o resultado da conferência valha em todo plantão. Cada setor tem um modelo com turnos, especialidade exigida, valor e teto, e o mês nasce desse modelo. Antes de confirmar alguém, a escala confere descanso, carga semanal, especialidade e teto. Quem quebra a regra não entra, com o motivo escrito. A vaga em aberto vai só para quem cumpre a regra do setor, e na troca o plantão continua com o titular até outro aceitar. Tudo fica no histórico, com quem fez, data e hora. Veja os detalhes em para hospitais e o dia a dia da coordenação em para o gestor.

O médico usa o app adm.doctor, grátis para ele. A conta é dele, mas o vínculo é do hospital: cada hospital decide quem entra na própria escala. Veja a diferença em comparativo e em rede aberta ou rede fechada. Sobre acesso por papel e setor e trilha de auditoria, veja segurança.

Por onde começar esta semana

1. Escreva a lista de exigências de um setor só, o mais crítico. Em geral, a UTI ou o centro cirúrgico.
2. Confira na fonte o CRM e o RQE de cada médico desse setor e salve a consulta com a data.
3. Anote na pasta de cada um o que vence e quando.
4. Coloque a especialidade exigida na escala do setor, para que ela seja conferida em todo plantão.
5. No mês seguinte, faça o mesmo com o próximo setor.

Quer ver a especialidade barrando um nome antes da confirmação? A demonstração roda no navegador, sem cadastro.