Como fechar o mês de plantões e mandar para o financeiro?

O que é o fechamento de plantões

Fechamento de plantões é a conta do mês que passou: quem deu cada plantão, quantas horas fez e quanto deve receber. Ele termina num arquivo que o financeiro consegue pagar sem voltar com perguntas.

O problema raramente é a soma. É a distância entre a escala que foi publicada no dia 1 e a escala que de fato aconteceu. No meio do caminho houve trocas, faltas, coberturas de última hora e valores combinados por mensagem. Se o fechamento parte da escala do dia 1, ele já começa errado.

Por que o fechamento dá tanto trabalho

• A escala real mora em vários lugares. Uma parte na planilha, outra no grupo de WhatsApp, outra na memória do coordenador.
• A troca não deixa rastro. Dois médicos combinam entre si, e a planilha continua com o nome antigo.
• O valor muda no caminho. Um plantão de R$ 1.800 vira R$ 2.400 numa sexta à noite, e ninguém anota onde o financeiro vê.
• A conferência é feita com pressa. O financeiro tem prazo para a folha e para os pagamentos, e o setor manda a lista no último minuto.

O resultado é conhecido: médico que recebe a menos e reclama, médico que recebe a mais e ninguém percebe, e um coordenador que passa o fim de semana somando linha.

O fechamento em 6 passos

1. Trave a data de corte. Defina com o financeiro o dia em que o mês é dado como fechado. Por exemplo: o mês fecha no último dia e a lista sai até o 3º dia útil do mês seguinte. O que mudar depois disso entra no mês seguinte, como ajuste.
2. Parta da escala que aconteceu, não da publicada. Cada troca, falta e cobertura precisa estar na escala antes de somar. Se a troca foi combinada de boca, ela não existe para o fechamento até alguém registrar.
3. Some por profissional. Para cada médico: número de plantões, total de horas e valor total. É isso que o financeiro paga.
4. Confira contra uma segunda fonte. Lista de presença, registro de ponto ou o atesto do coordenador. A escala diz quem devia estar; a segunda fonte diz quem estava.
5. Explique toda diferença antes de mandar. Valor acima do normal, plantão a mais, plantão trocado. Cada um com uma linha de motivo.
6. Mande um arquivo só, no formato que o financeiro usa. Uma planilha por setor e por mês, com total no fim. Nada de print de tela nem lista no corpo do e-mail.

Exemplo: um mês da UTI com três médicos

Imagine a UTI adulto com plantões de 12 horas. O diurno vale R$ 1.500 e o noturno, R$ 1.800. No fim do mês, a parte da escala que estes três médicos cobriram fica assim:

Profissional	Plantões	Horas	Valor
Dra. Ana	4 (3 diurnos, 1 noturno)	48 h	R$ 6.300
Dr. Bruno	5 (2 diurnos, 3 noturnos)	60 h	R$ 8.400
Dr. Carlos	3 (1 diurno, 2 noturnos)	36 h	R$ 5.100
Total	12	144 h	R$ 19.800

Agora o detalhe que muda tudo. No dia 18, o Dr. Bruno estava escalado no noturno, mas trocou com o Dr. Carlos. Se o fechamento sair da escala publicada no dia 1, o Dr. Bruno recebe R$ 1.800 por um plantão que não deu, e o Dr. Carlos fica sem esse valor. A soma total do setor continua igual, por isso o erro passa despercebido no financeiro. Quem descobre é o médico, quando o pagamento cai.

Por isso a conferência por profissional importa mais que o total do setor. Total certo não quer dizer pagamento certo.

O que o financeiro precisa receber

Cada hospital tem seu modelo, mas quase todos pedem as mesmas colunas. Combine uma vez e não mude mais:

Coluna	Para que serve
Mês e setor	Saber de onde sai o custo (o chamado centro de custo, a "gaveta" do orçamento onde o gasto entra).
Nome do profissional	Saber a quem pagar. Use o mesmo nome do cadastro, sem apelido.
Número de plantões	Conferir com a escala e com a nota fiscal, quando o médico é PJ (pessoa jurídica, que recebe por empresa própria).
Horas	Conferir com o ponto e separar o que é plantão do que é hora a mais.
Valor total	O número que vai ser pago.
Observação	O motivo de cada valor fora do padrão: cobertura de última hora, troca, ajuste do mês anterior.

Se o médico é PJ, peça que a nota fiscal traga as datas dos plantões ou o mês de referência. Assim o financeiro bate a nota com a sua lista linha por linha. Sobre os cuidados com esse tipo de contratação, veja se escalar médico PJ pode gerar vínculo trabalhista.

As diferenças que mais aparecem e como resolver

Diferença	Causa comum	O que fazer
Médico cobra um plantão que não está na lista	Troca combinada fora da escala	Procure o registro da troca. Sem registro, confirme com os dois médicos e com o coordenador antes de pagar.
Valor acima do modelo do setor	Cobertura de última hora negociada por mensagem	Anote quem autorizou e por quê. Se repetir todo mês, o problema é o teto, não o fechamento.
Horas a mais que o plantão	Médico ficou esperando o substituto	Confira com o ponto. Pague conforme o contrato prevê para hora excedente.
Plantão pago duas vezes	Troca registrada sem tirar o nome antigo	Some por dia e turno: cada turno tem um só responsável.
Médico some da lista	Erro de digitação ou nome escrito diferente	Use sempre o mesmo cadastro, nunca nome digitado à mão.

A hora a mais tem um motivo ético por trás. O Código de Ética Médica (Resolução CFM 2.217/2018), artigo 9, proíbe o médico de deixar o plantão sem a presença de um substituto, salvo justo impedimento. Quando o colega atrasa, quem está de plantão fica. Esse tempo precisa aparecer no fechamento, e não sumir.

Plantão de sobreaviso (quando o médico fica à disposição, fora do hospital, e só vem se chamado) tem regra de valor própria. Separe numa linha à parte. Mais em como funciona e quanto pagar o sobreaviso.

O fechamento começa no dia 1, não no dia 30

Quase todo problema do fechamento nasce antes dele. Três hábitos resolvem a maior parte:

• Valor definido antes do plantão. Cada setor com o valor de cada turno e um teto (o máximo que o hospital aceita pagar por plantão). Assim não há surpresa no dia 30. Veja como controlar o gasto com plantão antes do fechamento.
• Toda troca passa pela escala. Nada de troca combinada só entre os dois médicos. Quem responde pelo plantão até o substituto aceitar é o titular. Mais em na troca de plantão, quem responde.
• Toda mudança fica registrada. Quem abriu a vaga, quem aceitou, quem confirmou, com data e hora. Quando o médico questionar o pagamento, a resposta está ali. Veja como registrar quem mudou a escala e quando.

Para cruzar a escala com a presença real, vale ler como controlar o horário do plantonista.

Checklist antes de mandar para o financeiro

• Todas as trocas do mês estão na escala, com o nome de quem de fato deu o plantão.
• Cada turno tem um só responsável. Nenhum dia sem nome, nenhum dia com dois.
• O total de plantões bate com o número de turnos do mês no setor (ou a diferença está explicada, como um plantão que ficou descoberto).
• Todo valor diferente do modelo do setor tem motivo escrito.
• As horas a mais estão conferidas com o ponto ou com o coordenador.
• Os nomes estão iguais ao cadastro do financeiro.
• O arquivo está no formato combinado e tem total no fim.
• Uma pessoa diferente de quem montou conferiu pelo menos o total por profissional.

Plantão que ficou descoberto também entra na conta, como custo. Veja quanto o hospital perde por plantão descoberto.

Como o adm.hospital ajuda no fechamento

O adm.hospital é o sistema de escala do hospital. Ele não faz folha de pagamento nem paga o médico. O que ele faz é deixar a escala real pronta para o fechamento:

• A escala do mês sai do modelo do setor, com turno, especialidade e valor de cada plantão definidos uma vez.
• Cada setor tem teto de valor. Quem passaria do teto não entra na escala. O gasto é decidido antes do fechamento, não depois.
• A troca passa pela escala e fica no histórico, com nome, data e hora. O titular segue responsável até o substituto aceitar.
• No fim do mês, plantões, horas e valor por profissional já estão somados. Você confere e exporta em CSV, uma planilha que abre no Excel, com o histórico de quem mudou o quê.

Esse CSV é o arquivo que você manda ao financeiro. O pagamento continua com o financeiro, do jeito que o hospital já faz. Veja o fluxo completo do coordenador em adm.hospital para o gestor da escala e o que muda para a direção em adm.hospital para hospitais. Para ver um fechamento de demonstração, com o botão de exportar, experimente sem falar com vendedor. Como os dados ficam guardados está em segurança.