Custo com plantão médico: como controlar antes do fechamento

Para controlar o custo com plantão médico, some o mês antes de ele começar (plantões do modelo × valor de cada um), defina um teto de valor por setor e compare previsto e realizado toda semana. Assim o fechamento vira conferência.

O custo com plantão se decide na escala, não no dia 30

Quando o financeiro recebe a conta dos plantões, o dinheiro já foi gasto. No fechamento, só dá para conferir. Quem quer controlar o custo com plantão médico precisa agir antes: quando o mês é montado, quando uma vaga abre e quando alguém pede troca.

Na prática, o gasto do mês nasce de uma conta simples:

gasto do mês = número de plantões × valor de cada plantão + tudo o que mudou no caminho

As duas primeiras partes você conhece antes de o mês começar. A terceira, a que estoura o orçamento, é onde mora o controle.

Passo 1: monte o orçamento de plantões antes de o mês começar

Pegue o modelo do setor, ou seja, a grade fixa de turnos que se repete todo mês, e dê um valor a cada tipo de plantão. Veja um exemplo de pronto-socorro com um médico de dia e um de noite, em um mês de 30 dias com 8 dias de fim de semana:

Tipo de plantão (12 horas)	Quantos no mês	Valor de cada	Subtotal
Dia útil, diurno	22	R$ 1.800	R$ 39.600
Dia útil, noturno	22	R$ 2.000	R$ 44.000
Sábado e domingo, dia e noite	16	R$ 2.200	R$ 35.200
Total previsto	60		R$ 118.800

Esse é o seu orçamento do setor. Ele não é um chute: é a escala com preço. Se a direção aprovou R$ 115.000 para o pronto-socorro, você já sabe no dia 1 que vai faltar dinheiro, e pode ajustar o valor, o turno ou a cobertura antes de escalar alguém.

Os números acima são de exemplo. O valor do plantão muda muito por região, especialidade e setor. Use os seus.

Passo 2: defina um teto de valor por plantão

Teto de valor é o máximo que o setor aceita pagar por um plantão. No exemplo, o teto do pronto-socorro é R$ 2.200. Abaixo dele, cada turno tem o seu valor. Acima dele, não entra. Se a direção decidir pagar mais, ela sobe o teto do setor no modelo, e a mudança vale para todos.

Por que isso importa? Porque o maior vazamento de dinheiro aparece no furo de última hora. É quinta à noite, o plantonista do noturno avisou que não vem, e alguém no grupo topa cobrir "por R$ 3.000". O coordenador aceita, porque precisa da cobertura. Se isso acontece quatro vezes no mês, com o noturno de R$ 2.000 sendo pago a R$ 3.000, são R$ 4.000 a mais que ninguém previu.

Com teto, a conversa muda. O valor de urgência não é negociado no susto. Ele já foi decidido antes, e quem passaria do teto não entra na escala.

Um teto bom tem três qualidades:

• É por setor. UTI, pronto-socorro e centro cirúrgico têm valores diferentes. Um teto único para o hospital é alto demais para um e baixo demais para outro.
• Fica escrito no modelo. Se o teto mora na cabeça do coordenador, ele muda conforme o cansaço.
• Tem dono. A direção decide o teto. A coordenação monta a escala dentro dele.

Passo 3: saiba onde o dinheiro escapa durante o mês

Entre o orçamento e o fechamento, o gasto cresce por caminhos conhecidos. Vale olhar cada um:

Onde escapa	Exemplo	Como segurar
Furo coberto acima do valor	Noturno de R$ 2.000 pago a R$ 3.000 porque faltou gente	Teto por setor e lista de quem pode assumir antes da emergência
Plantão extra sem registro	Um médico a mais "para ajudar" no domingo, combinado por mensagem	Plantão só existe se estiver na escala; quem quer um extra abre a vaga no sistema
Troca sem registro	Dr. A passa o plantão para Dr. B, e o mês paga os dois, ou paga o errado	Troca registrada, com quem entrou no lugar de quem
Valor combinado fora da escala	Plantão de feriado acertado a R$ 2.500 por telefone; a planilha diz R$ 2.200	Valor de cada plantão sai do modelo, não da conversa
Nota fiscal diferente da escala	O médico PJ manda nota de R$ 12.000; a escala soma R$ 10.800	Fechamento por profissional para comparar com a nota

No adm.hospital, o valor de cada plantão sai do modelo e quem passaria do teto não é confirmado. Veja na demonstração.

Nenhum desses vazamentos é fraude, quase sempre. É pressa. O furo precisa ser coberto, a troca é feita no corredor, o valor é combinado no grupo. O controle serve para que a pressa não vire conta no fim do mês.

No setor público, o cuidado é maior ainda. Em um caso no Ceará, o Ministério Público recomendou a uma prefeitura regularizar o pagamento e o controle das despesas com plantões médicos, e implantar controle de frequência, depois de apurar pagamentos como plantão de serviços que não eram plantão.

Passo 4: compare previsto e realizado toda semana

Não espere o dia 30. Uma vez por semana, compare o que estava previsto com o que de fato foi escalado. Leva poucos minutos se a escala já tem o valor de cada plantão. Previsto x realizado é um dos indicadores da escala. No exemplo, o previsto da semana é R$ 27.700 (7 dos 30 dias do mês, arredondado).

Semana	Previsto	Escalado	Diferença	Motivo
1ª	R$ 27.700	R$ 27.700	R$ 0	Escala cumprida
2ª	R$ 27.700	R$ 29.900	+ R$ 2.200	Um plantão extra no sábado, com vaga aberta na escala
3ª	R$ 27.700	R$ 28.100	+ R$ 400	Dois furos noturnos cobertos no teto (R$ 2.200 em vez de R$ 2.000) e uma troca sem custo

Na terceira semana, você já sabe que o mês vai fechar cerca de R$ 2.600 acima. Ainda dá tempo de agir: rever o extra de fim de semana, conversar com quem mais falta, ou avisar a direção antes da surpresa.

A coluna "Motivo" é a mais importante. Diferença sem motivo é o sinal de que alguma mudança passou por fora da escala.

Passo 5: feche o mês conferindo, não apurando

Se os passos anteriores foram feitos, o fechamento vira conferência. Para cada profissional, você precisa de três números: quantos plantões, quantas horas e qual valor. Com isso em mãos:

1. Compare o total do mês com o orçamento do passo 1.
2. Explique cada diferença com o histórico: quem mudou, o quê e quando.
3. Confira a nota fiscal de cada médico PJ contra o valor dele na escala.
4. Mande ao financeiro uma planilha por profissional, e não a escala inteira para ele refazer as contas.
5. Use o que aprendeu para ajustar o modelo e o teto do mês seguinte.

O passo a passo completo do fechamento, com o que mandar ao financeiro, está em como fechar o mês de plantões.

O que o teto não resolve sozinho

Teto de valor segura o gasto. Mas ele tem um efeito colateral: se for baixo demais para a sua região, ninguém aceita o plantão, e a vaga fica aberta. Plantão descoberto também custa caro, em espera, em sobrecarga de quem ficou e em risco. Veja a conta em quanto o hospital perde por plantão descoberto.

Por isso, o teto não é um número para sempre. Revise quando acontecer uma destas coisas:

• As mesmas vagas ficam abertas mês após mês, sempre no mesmo turno.
• Você precisa subir o teto quase todo mês.
• Os médicos com a especialidade exigida trocam o seu hospital por outro da região.

Muitas vezes, o problema não é o valor, e sim a distribuição. Quando as mesmas pessoas ficam sempre com as noites e os feriados, elas cansam e saem. Leia como dividir noites, fins de semana e feriados de forma justa.

Regra de gasto e regra de segurança andam juntas

Cobrir o furo com quem está disponível é tentador. Mas o médico disponível pode ter acabado de sair de outro plantão, ou não ter a especialidade do setor. Economizar R$ 800 escalando a pessoa errada não é economia.

Por isso, o teto de valor deve ser conferido junto com as outras regras da escala:

• descanso mínimo entre dois plantões;
• carga de horas por semana;
• especialidade exigida no setor.

Quem quebra qualquer uma delas não deveria entrar na escala, nem mesmo para resolver o sábado.

Como o adm.hospital ajuda a segurar o valor

O adm.hospital é o sistema de escala do hospital. Ele foi feito para que o gasto seja decidido antes do fechamento:

• Escala do mês pelo modelo do setor. Turnos, especialidade e valor são definidos uma vez. O mês nasce pronto, com o valor de cada plantão.
• Teto de valor por setor. O máximo que o setor paga pelo plantão fica no modelo. Quem passaria do teto não entra na escala.
• Trava de regras antes de escalar. Descanso, carga semanal, especialidade exigida e teto são checados antes de confirmar.
• Vaga só para quem cumpre a regra. A vaga em aberto vai para quem pode assumir. Quem ficou de fora aparece com o motivo escrito.
• Troca registrada. O titular responde pelo plantão até um colega aceitar, e a troca fica registrada com quem entrou no lugar de quem.
• Histórico com data e hora. Quem abriu a vaga, quem aceitou a troca e quem confirmou ficam registrados, com autor, data e hora.
• Fechamento em CSV. Plantões, horas e valor por profissional, numa planilha que abre no Excel.

Para o médico, é grátis, sempre: ele vê a própria escala e aceita a troca pelo celular.

Veja como funciona para a direção em adm.hospital para hospitais e, para quem monta o mês, em a rotina do coordenador. Se quiser ver um fechamento de exemplo, com valores por profissional, abra a demonstração.

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