Quanto a escala custa ao hospital e como fechar esse valor todo mês?

O que é o custo da escala

O custo da escala é tudo o que o hospital paga para ter médico em cada turno do mês. Ele tem duas partes. A primeira é a escala com preço: número de plantões vezes o valor de cada um. Essa parte você conhece antes de o mês começar. A segunda é tudo o que mudou no caminho: furo coberto acima do valor, plantão extra, troca sem registro, hora a mais de quem esperou o substituto. É essa segunda parte que estoura o orçamento.

Controlar o custo, então, não é trabalho do dia 30. No dia 30 o dinheiro já foi gasto, e só dá para conferir. O controle acontece em quatro momentos: quando o hospital mede quanto perde com o furo, quando decide o teto antes do mês, quando fecha o mês com a escala que de fato aconteceu e quando lê os números para ajustar o mês seguinte. Este guia junta quatro artigos, um para cada momento, numa ordem de leitura.

Tudo aqui vale para hospitais e clínicas de todo o Brasil. O que muda de um lugar para outro é dito no texto: o valor do plantão (por estado, cidade, especialidade e setor), a convenção coletiva de quem tem carteira assinada e as regras da nota fiscal, que são de cada prefeitura.

Por onde começar

1. Meça o furoÁgio, dobras e horas da coordenação, em reais.
2. Decida o tetoOrçamento do setor e valor máximo por plantão, antes do dia 1.
3. Feche pela escala realSome por profissional, com o motivo de cada diferença.
4. Leia os indicadoresRisco, dinheiro e gente, para ajustar o mês seguinte.

O caminho de leitura, em quatro passos

Leia na ordem abaixo. O primeiro artigo mostra quanto custa não controlar. O segundo mostra como decidir o gasto antes. O terceiro fecha o mês sem erro de pagamento. O quarto transforma o mês fechado em decisão para o próximo.

1. Descubra quanto o furo custa ao seu hospital

Comece pelo prejuízo, porque é ele que justifica o resto. Em quanto o hospital perde por plantão descoberto, você vê que o furo custa mais do que o valor do plantão. O valor do turno o hospital ia pagar de qualquer jeito. O prejuízo está no que vem junto, em cinco parcelas: o ágio (valor pago acima do normal para cobrir em cima da hora), a hora extra de quem dobra, o tempo da coordenação no telefone, o atendimento perdido e o custo que aparece depois, como cansaço e saída de médicos.

Não existe número oficial para isso, e o artigo não inventa média de mercado. Ele traz a conta, linha por linha, para você trocar pelos números do seu setor. No exemplo, seis furos no mês custam R$ 9.900, cerca de R$ 1.650 por plantão descoberto, ou R$ 118.800 no ano em um só setor. Leve daqui uma ideia: o furo custa quase o mesmo que o próprio plantão.

2. Decida o gasto antes do mês com um teto por setor

Sabendo quanto o improviso custa, o passo seguinte é tirar o valor do improviso. Em como controlar o custo com plantão médico antes do fechamento, você monta o orçamento do setor antes do dia 1: o modelo do setor (a grade fixa de turnos que se repete todo mês) com o valor de cada tipo de plantão. Depois, define um teto de valor, que é o máximo que o setor aceita pagar por um plantão.

O artigo mostra onde o dinheiro escapa durante o mês e como segurar cada caminho. No exemplo, quatro noturnos de R$ 2.000 pagos a R$ 3.000 no susto viram R$ 4.000 a mais que ninguém previu. Também ensina a comparar previsto e realizado toda semana, para saber na terceira semana como o mês vai fechar. E avisa o limite do teto: se ele for baixo demais para a sua cidade ou estado, ninguém aceita a vaga, e você volta ao custo do passo 1.

3. Feche o mês a partir da escala que aconteceu

Com o gasto decidido antes, o fechamento vira conferência. Em como fechar o mês de plantões e mandar para o financeiro, você segue seis passos: travar a data de corte com o financeiro, partir da escala que de fato aconteceu (não da publicada no dia 1), somar por profissional, conferir com uma segunda fonte, explicar cada diferença e mandar um arquivo só.

O ponto central do artigo é um alerta: total certo não quer dizer pagamento certo. Uma troca não registrada faz um médico receber R$ 1.800 por um plantão que não deu, e o colega ficar sem. O total do setor continua igual, e o erro passa despercebido. O artigo traz as colunas que o financeiro precisa, as diferenças mais comuns com a solução de cada uma e um checklist para antes de enviar. Para médico PJ (pessoa jurídica, que recebe por empresa própria), pede que a nota fiscal traga as datas dos plantões ou o mês de referência, para o financeiro bater a nota com a lista linha por linha. Um complemento deste guia: a nota fiscal segue as regras da prefeitura onde a empresa do médico está, inclusive a alíquota do ISS, que vai de 2% a 5% conforme o município.

4. Leia os números e ajuste o mês seguinte

O mês fechado é a matéria-prima do próximo. Em quais indicadores acompanhar na escala médica, você encontra oito indicadores, cada um com a conta, de onde tirar o número e o que fazer quando ele piora. Eles se dividem em três grupos: risco (cobertura, furo de última hora, tempo até cobrir), dinheiro (gasto contra o previsto e ágio) e gente (carga e descanso, divisão dos plantões difíceis, trocas e saídas).

O exemplo do artigo mostra por que dinheiro sozinho engana: um pronto-socorro gastou R$ 113.300 de R$ 114.000 previstos e, mesmo assim, teve um mês ruim, com uma noite sem plantonista e uma médica sobrecarregada. Se você está começando, fique com três: cobertura, furo de última hora e gasto contra o previsto.

Como os quatro artigos se ligam

Os quatro formam um ciclo que se repete todo mês. Cada artigo usa o que o anterior produziu:

• O valor do modelo é a régua de tudo. Ele vira o orçamento (artigo 2), é a base para medir o ágio do furo (artigos 1 e 4) e é o que o fechamento compara para achar valor fora do padrão (artigo 3).
• O teto corta a parcela que mais cresce. O ágio é a maior parte do custo do furo (artigo 1). O teto decide esse valor antes, e não no susto (artigo 2). O indicador de ágio mostra se a decisão funcionou (artigo 4).
• O registro de cada mudança fecha a conta. Troca, vaga aberta e valor diferente precisam de nome, data e hora. Sem isso, o fechamento paga a pessoa errada (artigo 3) e os indicadores de furo e de tempo até cobrir ficam sem número (artigo 4).
• O fechamento alimenta o próximo modelo. Se o ágio aparece todo mês na mesma noite, ele já é o preço real daquele turno. A decisão é rever o valor ou o teto no modelo, e o ciclo recomeça mais barato.

Uma regra amarra o ciclo: gasto e segurança andam juntos. Cobrir o furo com quem acabou de sair de outro plantão ou não tem a especialidade do setor não é economia. Pela Resolução CFM 2.147/2016, que vale em todos os estados, cabe ao diretor técnico organizar a escala de plantonistas sem lacunas nas 24 horas. Ter o custo em reais ajuda a defender esse orçamento.

Se você chegou por um problema urgente, como um mês que fechou acima do previsto, comece pelo artigo 4 para achar onde está a diferença. Depois volte ao começo.

Quem precisa ler o quê

• Gestor de escala: os quatro, na ordem. É quem monta o mês dentro do teto, registra as trocas e entrega o fechamento.
• Coordenação médica: artigo 1, para pôr o furo em reais, artigo 3, para atestar quem de fato deu cada plantão, e artigo 4, para olhar carga, descanso e divisão das noites.
• Diretoria: artigo 1, para saber quanto o improviso custa por ano, artigo 2, para aprovar o orçamento e decidir o teto de cada setor, e artigo 4, para acompanhar a tendência de furos, de ágio e de saídas a cada trimestre.

O que fazer agora

1. Pegue o fechamento do último mês de um setor só. Marque os plantões cobertos com menos de 48 horas de aviso e some ágio, dobras e horas da coordenação.
2. Escreva o orçamento do próximo mês: plantões do modelo vezes o valor de cada um. Compare com o que a direção aprovou.
3. Defina o teto do setor por escrito, com um dono: a direção decide, a coordenação monta dentro dele.
4. Combine com o financeiro a data de corte e as colunas do arquivo. Uma vez, e não mude mais.
5. Acompanhe três indicadores no primeiro mês: cobertura, furo de última hora e gasto contra o previsto.

O adm.hospital é o sistema de escala do hospital. Ele não faz folha nem paga o médico, e não é um painel de gráficos. Ele faz o mês nascer do modelo do setor, com o valor de cada plantão, confere descanso, carga semanal, especialidade e teto antes de escalar, registra cada troca com nome, data e hora e entrega o fechamento em CSV (uma planilha que abre no Excel), com plantões, horas e valor por profissional. Para o médico, é grátis, sempre.

Quer ver isso funcionando antes de falar com alguém? Na demonstração da escala, sem cadastro, você vê um fechamento de exemplo com valores por profissional e o botão de exportar. A rotina de quem monta o mês está em adm.hospital para o gestor de escala, e o que a direção contrata está em adm.hospital para hospitais. Se preferir conversar, fale com a equipe do adm.hospital pelo WhatsApp.