Quais indicadores acompanhar na escala médica?

Indicador bom é o que muda uma decisão

Dá para medir dezenas de coisas numa escala médica. Quase nenhuma muda o que você faz na segunda-feira. Um indicador só vale a pena se, quando ele piora, alguém sabe o que fazer: chamar mais um médico para o grupo, rever o valor da noite, conversar com quem pega plantão demais.

Por isso, este texto não traz 15 indicadores. Traz 8, cada um com a conta, de onde tirar o número e o que fazer quando ele acende. Todos saem de papéis que você já tem: a escala do mês, o fechamento e o registro das trocas.

Uma coisa antes: não existe meta oficial para esses números. O que existe é a obrigação do diretor técnico de organizar a escala de plantonistas sem lacunas nas 24 horas e de tomar providências quando falta plantonista (Resolução CFM 2.147/2016). Os indicadores abaixo servem para mostrar, com número, se isso está acontecendo.

Os 8 indicadores da escala, em uma tabela

Indicador	A conta	De onde vem	Quando acender o alerta
1. Cobertura	Plantões preenchidos ÷ plantões previstos no mês	Escala do mês	Qualquer plantão que ficou sem médico
2. Furo de última hora	Vagas que abriram com menos de 48 horas ÷ plantões do mês	Registro de quando a vaga foi aberta	Subiu dois meses seguidos
3. Tempo até cobrir	Hora em que alguém confirmou menos hora em que a vaga abriu	Registro com data e hora	Vaga de noite coberta só depois das 18h
4. Gasto contra o previsto	Valor pago no mês ÷ valor previsto no modelo do setor	Fechamento do mês	Passou do previsto ou do teto do setor
5. Ágio de cobertura	Soma do que foi pago acima do valor normal de cada plantão	Fechamento comparado ao modelo	Aparece todo mês no mesmo turno
6. Carga e descanso	Horas por semana e intervalo entre plantões de cada médico	Escala e fechamento por pessoa	Alguém acima do limite que o hospital definiu
7. Divisão dos plantões difíceis	Noites, fins de semana e feriados por pessoa contra a média do grupo	Escala por pessoa	Mesma pessoa acima da média dois meses seguidos
8. Trocas e saídas	Trocas ÷ plantões do mês; médicos que deixaram a escala no semestre	Registro das trocas e cadastro da equipe	Troca pedida em cima da hora ou saída de quem é fixo

Os indicadores 1 a 3 falam de risco: o setor ficou sem médico? Os 4 e 5 falam de dinheiro. Os 6 a 8 falam de gente: a equipe aguenta esse ritmo por mais seis meses? Uma escala pode ir bem em um grupo e mal em outro, e é isso que a tabela mostra.

Cada indicador, com o que fazer quando ele piora

1. Cobertura: o setor teve médico em todos os turnos?

É o primeiro número e o mais sério. Conte por setor e por turno, nunca só o total do hospital. Um hospital com 99% de cobertura pode ter todas as falhas concentradas na noite de domingo da UTI. A média esconde exatamente o furo que importa.

Um detalhe que muda a conta: se o plantonista do dia ficou mais 6 horas porque ninguém veio, parte do turno teve médico, mas a escala falhou. Conte esse plantão como não coberto pela escala. Senão o indicador fica bonito e o problema some do papel. Para o que fazer na hora, veja o que fazer quando o plantão fica descoberto em cima da hora.

2. Furo de última hora: quantas vagas abriram em cima da hora?

Furo é a vaga que abre depois que a escala já estava fechada: atestado, desistência, troca que não deu certo. Separe as que abrem com menos de 48 horas. São elas que geram ligação às 22h e pagamento acima do normal.

Olhe quem e quando. Se os furos se concentram em um turno, o problema é o turno (valor baixo, horário ruim). Se se concentram em uma pessoa, a conversa é com ela.

3. Tempo até cobrir: quanto a vaga ficou aberta?

É a diferença entre a hora em que a vaga abriu e a hora em que alguém confirmou. Uma vaga de sábado à noite que abre na sexta às 14h e é coberta às 14h40 é um susto. A mesma vaga coberta no sábado às 17h é um risco. Para medir isso, você precisa de um registro com data e hora de cada mudança, e não da memória do coordenador. Veja como registrar quem mudou a escala e quando.

4. Gasto contra o previsto: o mês fechou no valor combinado?

Some o que foi pago no mês e divida pelo valor previsto no modelo do setor. Exemplo: previsto de R$ 114.000, pago R$ 119.700. O mês saiu 5% acima. A pergunta seguinte é sempre a mesma: onde estão esses R$ 5.700? Quase sempre estão nos indicadores 2 e 5.

Melhor ainda é decidir o limite antes, com um teto de valor por plantão em cada setor. Assim o indicador deixa de ser uma surpresa no dia 30. Veja como controlar o gasto com plantão antes do fechamento.

5. Ágio de cobertura: quanto você pagou a mais para cobrir?

Ágio é o valor pago acima do normal. Se a noite do pronto-socorro vale R$ 2.000 e foi coberta por R$ 2.600, o ágio daquele plantão é R$ 600. Some todos os ágios do mês e anote em qual turno aconteceram.

Se o ágio aparece todo mês na mesma noite, ele já não é exceção: é o preço real daquele turno. Vale mais subir o valor do modelo e preencher com antecedência do que pagar o ágio em cima da hora, com estresse. A conta completa está em quanto o hospital perde por plantão descoberto.

6. Carga e descanso: alguém está passando do limite?

Conte, por médico, as horas de cada semana e o intervalo entre o fim de um plantão e o começo do próximo. O indicador é simples: quantas pessoas passaram do limite que o hospital definiu. O ideal é zero, e o jeito de chegar a zero é conferir isso antes de escalar, não depois. Para o que diz a regra, veja qual o descanso mínimo entre dois plantões e se existe limite de horas semanais para o plantonista.

7. Divisão dos plantões difíceis: quem fica com as noites?

Não olhe só o total de plantões. Dois médicos com 10 plantões cada podem ter meses muito diferentes: um com 2 noites, outro com 8. Conte noites, fins de semana e feriados separados, por pessoa, e compare com a média do grupo. Quem ficar acima da média dois meses seguidos precisa de ajuste no mês seguinte. O passo a passo está em como dividir noites, fins de semana e feriados de forma justa.

8. Trocas e saídas: a equipe está se mexendo demais?

Troca não é problema. Troca bem feita, combinada com dias de antecedência, é sinal de equipe que se organiza. O sinal ruim é a troca pedida em cima da hora e, pior, a troca combinada de boca que ninguém registrou. Separe as duas coisas.

Junto, acompanhe quantos médicos deixaram a escala no semestre e quem eram. Perder um eventual é normal. Perder dois plantonistas fixos do mesmo setor em três meses é aviso. Quase sempre os indicadores 6 e 7 já mostravam o motivo antes. Veja quem responde na troca até o substituto aceitar e como reduzir a rotatividade de plantonistas.

Exemplo: o painel de um mês no pronto-socorro

Um pronto-socorro com 6 médicos, 1 por turno, diurno das 7h às 19h e noturno das 19h às 7h. O mês tem 30 dias: 60 plantões e 720 horas. No modelo do setor, o diurno vale R$ 1.800 e o noturno R$ 2.000. Previsto: R$ 114.000.

O mês, como aconteceu:

• 3 vagas abriram com menos de 48 horas, todas de noite.
• 2 foram cobertas a R$ 2.200 cada. Uma levou 40 minutos; a outra, 9 horas.
• 1 não foi coberta. O médico do dia ficou mais 6 horas, até a 1h, pagas a R$ 150 a hora: R$ 900. Da 1h às 7h, o setor ficou sem plantonista.
• 9 trocas no mês, 2 pedidas com menos de 24 horas.
• A Dra. Ana fez 7 noites. A média do grupo era 5.

Indicador	Resultado	Leitura
Cobertura	59 de 60 (98,3%)	Um turno da noite sem plantonista da escala (6 horas sem médico)
Furo de última hora	3 de 60 (5%)	Os 3 na noite: olhar o turno
Tempo até cobrir	40 min, 9 h e nunca	Um furo resolvido; dois viraram risco
Gasto contra o previsto	R$ 113.300 de R$ 114.000	Parece ótimo, mas só porque um plantão não foi pago inteiro
Ágio de cobertura	R$ 400 + R$ 900 de hora extra	Pequeno, mas todo na noite
Divisão	Ana com 7 noites (média 5)	Ajustar no mês seguinte
Trocas	9 (15%), 2 em cima da hora	Ver se as 2 são as mesmas noites dos furos

A lição deste exemplo: o gasto fechou abaixo do previsto e, mesmo assim, foi um mês ruim. Quem olhasse só o financeiro diria que está tudo certo. Os outros indicadores mostram uma noite frágil, uma médica sobrecarregada e um plantão em que o setor dependeu de alguém aceitar ficar 18 horas seguidas.

Três armadilhas na hora de ler os números

• Média do hospital inteiro. Esconde o setor que está mal. Leia sempre por setor e por turno.
• Taxa de faltas copiada da enfermagem. Na equipe de carteira assinada (CLT), falta é ausência na jornada. Com médico PJ, o que importa é o plantão que abriu depois de fechado. Conte furo, não falta.
• Número sem nome. “5% de furos” não diz o que fazer. “3 furos, todos na noite de sexta” diz. Guarde sempre quem, quando e onde junto com a porcentagem.

Quem olha o quê, e com que frequência

Quem	O que olhar	Quando
Coordenação da escala	Cobertura da semana que vem, vagas abertas, carga e descanso	Toda semana, de preferência na sexta de manhã
Coordenação e direção	Gasto contra o previsto, ágio, divisão por pessoa, trocas	No fechamento do mês
Direção	Tendência de furos e de ágio, saídas da equipe	A cada trimestre

Se você está começando, não tente os 8 de uma vez. No primeiro mês, acompanhe três: cobertura, furo de última hora e gasto contra o previsto. Eles já mostram onde está o risco e para onde vai o dinheiro. Acrescente os outros quando o hábito pegar. Para saber se o problema é falta de gente, e não de organização, veja como dimensionar a equipe médica de cada setor.

De onde tirar os números sem virar mais uma planilha

O maior inimigo do indicador é a apuração. Se o coordenador precisa passar uma tarde do dia 30 somando plantões, ele vai parar de medir no terceiro mês. Os números precisam sair da própria escala.

No adm.hospital, o sistema de escala do hospital, eles saem assim:

• Fechamento do mês em CSV (uma planilha que abre no Excel), com plantões, horas e valor por profissional. Daí saem os indicadores 4 e 6.
• Divisão por pessoa: noites, fins de semana e feriados de cada um, com a média do grupo. É o indicador 7 pronto.
• Histórico com data e hora de quem abriu a vaga, quem aceitou a troca e quem confirmou. Daí saem os indicadores 2, 3 e 8.
• Teto de valor por setor e a trava antes de escalar: descanso, carga semanal e especialidade exigida são conferidos, e quem passaria do teto não entra. Isso segura os indicadores 4 e 6 antes de virarem problema.

Para ser claro: o adm.hospital não é um painel de indicadores com gráficos. Ele entrega os números de base, já somados, e a conta de porcentagem você faz em minutos a partir do CSV. Veja como fica a rotina da coordenação em a semana do gestor, teste com dados de exemplo em Experimente ou veja como funciona o fechamento mensal de plantões.