Como montar a escala de plantão e mantê-la coberta até o fim do mês?

O que é montar e cobrir a escala

Montar a escala é decidir quem dá cada plantão do mês, em cada setor, por quanto. Cobrir a escala é garantir que esse nome continue certo até o último dia, mesmo com falta, troca e imprevisto. As duas coisas são uma só: gestão de escala médica.

O calendário é só o primeiro dia. A gestão acontece nos outros 29: a falta de sábado, a troca de quarta, o valor que passou do combinado e a soma para pagar. Este guia junta seis artigos numa ordem de leitura. Cada um resolve um pedaço. Juntos, levam da folha em branco ao último plantão coberto.

Tudo aqui vale para hospitais e clínicas de todo o Brasil. Quando algo muda por estado ou município, como feriados locais, pareceres do CRM ou o valor do plantão, o texto avisa.

Por onde começar

1. Entenda a gestãoAs quatro perguntas da escala e quem decide o quê.
2. Monte pelo modeloTurnos, vagas, especialidade, valor e teto de cada setor.
3. Adapte por setorUTI, PS, UPA e centro cirúrgico, cada um com o seu modelo.
4. Saia da planilhaUm setor, um mês, virando no dia 1.
5. Defina a trocaO plantão segue com o titular até o aceite.
6. Cubra o furoFiltre quem pode, abra a vaga e registre cada passo.

O caminho de leitura, em seis passos

Leia na ordem abaixo. Os três primeiros artigos montam a escala. O quarto tira a escala da planilha e do grupo de mensagens. Os dois últimos mantêm a escala coberta quando alguém troca ou falta.

1. Entenda o que é gerir a escala

Comece pelo quadro geral. Em o que é gestão de escala médica e como funciona na prática, você vê as quatro perguntas que a escala responde todo dia: quem está no plantão, se essa pessoa podia estar ali, quanto custa e quem mudou o quê. O artigo também mostra quem decide o quê (direção, coordenação, gestor de escala, plantonista e financeiro) e o ciclo de um mês em seis etapas, do modelo do setor ao fechamento.

Leve daqui uma ideia: quando todo mundo pode mexer na escala, ninguém responde por ela. Cada decisão precisa de um dono.

2. Monte o mês a partir do modelo do setor

Com o quadro claro, passe para a montagem. Em como montar a escala de plantão do mês a partir do modelo do setor, você aprende a parar de copiar a planilha do mês passado. Modelo do setor é a descrição fixa de como ele funciona: turnos, médicos por turno, especialidade exigida, valor do plantão e teto (o valor máximo que o setor aceita pagar).

O artigo faz a conta de um pronto-socorro com 2 turnos e 2 médicos por turno: são 120 plantões num mês de 30 dias, com o custo previsto conhecido antes do primeiro nome entrar. Também mostra o passo a passo: revisar o modelo, marcar feriados nacionais, estaduais e municipais, gerar o mês e só então colocar os nomes.

3. Adapte o modelo a cada setor

UTI, pronto-socorro, UPA e centro cirúrgico não funcionam do mesmo jeito. Em como montar a escala da UTI, do PS, da UPA e do centro cirúrgico, você vê o que muda em cada um. Na UTI, o ponto é a especialidade certa 24 horas. No PS, é ter mais gente no horário de pico, com um turno de reforço. Na UPA, é separar a vaga do pediatra da vaga do clínico. No centro cirúrgico, é tirar o plantonista da urgência da agenda de cirurgias marcadas.

O artigo ainda explica uma regra que nenhuma planilha por setor enxerga: descanso e carga semanal valem para o hospital inteiro, somando todos os setores do médico.

4. Tire a escala da planilha e do WhatsApp

A escala montada precisa morar num lugar só. Em como sair da escala em planilha e WhatsApp sem parar o plantão, você encontra um plano de virada em cinco passos: escolher um setor, transformar a planilha em modelo, virar no dia 1 do mês, rodar o mês inteiro com a regra "o que não está no sistema não existe" e comparar os números no fechamento.

O erro que o artigo ajuda a evitar é tentar mudar o hospital inteiro de uma vez. O caminho seguro é um setor, um mês.

5. Defina quem responde na troca

Com a escala publicada, começam as trocas. Em quem responde pelo plantão até o substituto aceitar a troca, você vê o que dizem as normas do Conselho Federal de Medicina (CFM): o plantão continua com o titular até um colega aceitar. O artigo mostra os quatro momentos de uma troca e uma política de troca em sete itens para escrever no regimento do hospital.

Ele também lembra que não existe prazo nacional para pedir troca. Esse prazo é combinado em cada instituição, e o CRM do seu estado pode ter parecer próprio.

6. Saiba o que fazer quando o plantão fica descoberto

Por fim, o furo, que é o plantão que fica sem médico perto da hora. Em o que fazer quando o plantão fica descoberto em cima da hora, você tem o roteiro dos primeiros 60 minutos: registrar o aviso, proteger quem está no posto, filtrar quem pode cobrir, abrir a vaga, subir a busca e, por fim, a decisão da direção técnica.

O artigo mostra quatro perguntas para cada nome antes de ligar (descanso, carga da semana, especialidade e valor) e o que olhar na segunda-feira para saber se o furo foi azar ou padrão.

Como os seis artigos se ligam

Os artigos não são temas soltos. Eles se apoiam em quatro ideias que aparecem em todos:

• O modelo do setor. Nasce na montagem (artigos 2 e 3) e vira a base da virada (artigo 4). Sem modelo, o mês nasce de uma cópia com os erros do mês anterior.
• A regra conferida antes de escalar. Descanso, carga semanal, especialidade exigida e teto. Ela vale na montagem, na troca e no furo. É a mesma checagem nas três horas.
• Um dono para cada plantão. Na troca, o titular responde até o aceite. No furo, quem está no posto espera o substituto e a direção técnica resolve. A escala precisa mostrar esse dono a qualquer minuto.
• Nome, data e hora em cada mudança. É o que permite pagar a pessoa certa no fechamento e responder "quem mudou isso?".

Se você chegou por um problema urgente, como um furo hoje à noite, vá direto ao artigo 6. Depois volte ao começo. O furo de hoje costuma nascer de uma montagem ou de uma troca mal resolvida.

Quem precisa ler o quê

• Gestor de escala: os seis, na ordem. É quem monta, acompanha as trocas e cobre os furos.
• Coordenação médica: artigos 2 e 3, para definir turnos e especialidade de cada setor, e artigos 5 e 6, para escrever a política de troca e a ordem de acionamento no furo.
• Direção: artigo 1, para o desenho de papéis, artigo 2, para entender o custo previsto e o teto, e artigo 4, para aprovar o setor-piloto da virada.

O que fazer agora

1. Escolha o setor que mais dá trabalho. Normalmente é o que mais tem furo ou troca.
2. Escreva o modelo dele numa folha: turnos, médicos por turno, especialidade, valor e teto.
3. Anote os números do mês atual: furos, gasto, trocas, divisão de noites e dias para fechar o mês.
4. Escreva a política de troca e a ordem de acionamento no furo, e mande para a equipe.
5. Rode um mês com método e compare os números.

Quer ver esse caminho funcionando antes de falar com alguém? Na demonstração da escala, sem cadastro, você gera o mês, cobre uma vaga, testa a regra e faz uma troca, com dados de exemplo. A semana inteira do coordenador está em adm.hospital para o gestor de escala, e o que a direção contrata está em adm.hospital para hospitais. Se preferir conversar, fale com a equipe do adm.hospital pelo WhatsApp.