Como montar a escala de plantão do mês a partir do modelo do setor?

Para montar a escala de plantão, escreva o modelo de cada setor (turnos, médicos por turno, especialidade, valor e teto), gere o mês a partir dele e só então coloque os nomes. Antes de confirmar cada nome, confira descanso, carga semanal e especialidade. Assim o mês nasce sem furo esquecido, sem plantão duplicado e com o custo conhecido.

Por que montar a escala a partir de um modelo, e não do mês anterior

O jeito mais comum de montar a escala é abrir a planilha do mês passado, salvar com outro nome e sair trocando nomes. Parece rápido. O problema é que os erros do mês anterior vêm junto: o feriado que caiu em outro dia, o valor que mudou, o médico que saiu da equipe, o turno que deixou de existir.

Montar a partir de um modelo é diferente. Modelo do setor é a descrição fixa de como aquele setor funciona: quais turnos existem, quantos médicos cada turno precisa, qual especialidade é exigida, quanto vale cada plantão e qual o valor máximo aceito. Você escreve isso uma vez. Todo mês, a escala nasce desse modelo, limpa, e você só cuida do que muda: quem vai dar cada plantão.

A conta é simples. Um pronto-socorro com 2 turnos por dia e 2 médicos por turno tem 120 plantões num mês de 30 dias. Copiar e corrigir 120 linhas à mão é onde nasce o plantão duplicado, o furo esquecido e o valor errado.

O que o modelo do setor precisa ter

Antes de pensar em nomes, responda cinco perguntas para cada setor. Se faltar uma, a escala vai ter buraco.

1. Turnos: quais horários existem. Exemplo: diurno das 7h às 19h e noturno das 19h às 7h.
2. Vagas por turno: quantos médicos cada turno precisa. Exemplo: 2 no dia e 2 na noite. Para chegar a esse número, veja dimensionamento de equipe médica.
3. Especialidade exigida: quem pode ocupar a vaga. Exemplo: clínico no pronto-socorro, intensivista na UTI.
4. Valor do plantão: quanto o hospital paga por aquele turno. Exemplo: R$ 1.400 no diurno e R$ 1.600 no noturno.
5. Teto: o valor máximo que o setor aceita pagar naquele plantão, mesmo numa emergência. Exemplo: R$ 1.900 na noite.

Qual formato de turno usar

Os formatos mais usados são o plantão de 12 horas (dia ou noite), o de 24 horas e o sobreaviso, em que o médico fica disponível fora do hospital e só vai se for chamado. A escolha muda quantos médicos você precisa e quanto descanso cada um tem entre um plantão e outro. Compare os dois mais comuns em escala 12x36 ou 24h e veja quando usar o outro em plantão de sobreaviso.

Cada setor tem o seu modelo. A UTI, o pronto-socorro e o centro cirúrgico não funcionam do mesmo jeito, e misturar tudo num modelo só é a receita para escalar a pessoa errada. Veja como pensar cada um em escala por setor.

Exemplo completo: o pronto-socorro em um mês de 30 dias

Vamos montar um modelo real, com números redondos, para você ver o tamanho do mês antes de colocar o primeiro nome.

Turno	Horário	Médicos por turno	Especialidade	Valor	Teto
Diurno	7h às 19h	2	Clínica médica	R$ 1.400	R$ 1.700
Noturno	19h às 7h	2	Clínica médica	R$ 1.600	R$ 1.900

Com esse modelo, o mês já mostra o que vai custar antes de qualquer nome entrar:

• Plantões: 2 turnos × 2 médicos × 30 dias = 120 plantões, sendo 60 diurnos e 60 noturnos.
• Horas: 120 plantões × 12 horas = 1.440 horas de cobertura.
• Custo previsto: 60 × R$ 1.400 + 60 × R$ 1.600 = R$ 84.000 + R$ 96.000 = R$ 180.000.
• Folga do teto: se todas as noites fossem pagas no teto, o gasto noturno subiria para R$ 114.000. São R$ 18.000 a mais, e esse é o limite que a direção aprovou, não um número que aparece no fechamento.

Esse é o ganho do modelo para a direção: o orçamento do setor é decidido antes do mês começar. Mais sobre isso em teto de valor do plantão.

Quer ver esse mês gerado sozinho? Experimente a escala agora, sem cadastro.

Como montar escala de plantão: passo a passo do mês

1. Revise o modelo antes de gerar

Uma vez por mês, gaste cinco minutos no modelo. Mudou o valor do plantão? Abriu um leito novo e o setor precisa de mais um médico na noite? Saiu alguém da equipe? Corrija no modelo, não na escala. Assim a correção vale para os meses seguintes também.

2. Marque o que o mês tem de diferente

Olhe o calendário: quantos sábados, domingos e feriados o mês tem. Um mês com 5 fins de semana e um feriado prolongado pesa mais para a equipe. Saber isso antes ajuda a dividir com justiça e a combinar com os médicos quem fica com cada data difícil.

3. Gere o mês a partir do modelo

Com o modelo pronto, o mês nasce completo: todos os 120 plantões do exemplo aparecem com horário, especialidade e valor. Nenhum turno é esquecido, porque ninguém digitou turno nenhum. O trabalho agora é só preencher as vagas com nomes.

4. Coloque os nomes deixando a regra conferir

Aqui está o ponto em que a planilha mais falha. Ao colocar um médico num plantão, quatro regras precisam ser checadas:

• Descanso: as horas livres entre o fim de um plantão e o começo do próximo. Exemplo: a noite de terça termina às 7h de quarta; escalar o mesmo médico no diurno de quarta, que começa às 7h, dá 0 hora de descanso. O mínimo é o que o setor definir, e a regra barra antes de confirmar. Detalhes em descanso entre plantões.
• Carga semanal: o total de horas que o médico já tem na semana. Veja em limite de horas do plantonista.
• Especialidade: se o médico tem a especialidade que o setor exige. Veja em especialidade exigida na escala.
• Teto: se o valor combinado cabe no limite do setor.

Na planilha, você confere isso de cabeça, médico por médico. Basta um descuido para o mesmo nome aparecer na noite de terça e no dia de quarta, sem descanso no meio. O certo é a regra ser checada antes de confirmar: quem quebra a regra não entra, e o motivo fica escrito.

5. Divida noites, fins de semana e feriados às claras

No exemplo, são 60 plantões noturnos. Com 12 médicos na equipe, a média é de 5 noites por pessoa. No total são 120 plantões para 12 médicos: 10 por pessoa, 120 horas no mês, cerca de 28 horas por semana. Se um médico ficou com 9 noites e outro com 2, a reclamação vai chegar, com razão. Faça a mesma conta para sábados, domingos e feriados.

A briga de escala quase nunca é sobre o total de plantões. É sobre quem pega as datas ruins. Mostrar a divisão por pessoa, com a média do grupo, transforma "eu sempre fico com o sábado" num número que todos conferem. Veja como em divisão justa de plantões.

6. Abra as vagas que sobraram para quem pode assumir

Quase todo mês sobram plantões sem nome. Em vez de mandar um print no grupo e esperar alguém responder, abra a vaga. Ela deve ir só para quem cumpre a regra do setor: tem a especialidade, está descansado e não passou da carga da semana. Assim, quem aceita já está liberado para assumir.

Se a sua dúvida é quem enxerga essa vaga, só o seu quadro ou uma rede maior de médicos, leia rede aberta ou rede fechada.

7. Publique com antecedência

Uma boa prática é fechar e publicar a escala até 15 dias antes do mês começar. Não é regra de lei: é o prazo que dá ao médico tempo de organizar a vida e pedir trocas com calma. Quanto mais cedo ela sai, menos troca de última hora você vai administrar. E publique num lugar único: cada médico vendo a própria escala no celular, sempre atualizada, e não um print que fica velho na primeira troca.

Depois que o mês começa: trocas, furos e fechamento

A escala montada não fica parada. Três momentos pedem regra clara:

• Troca entre colegas: o plantão continua com o titular até outro médico, que cumpre a regra, aceitar. Até esse aceite, quem responde é o titular. Veja em troca de plantão: quem responde.
• Furo em cima da hora: o plantão vira vaga aberta para quem pode assumir, em vez da ligação às 22h. Passo a passo em plantão descoberto. Para setores que precisam de alguém sempre de prontidão, veja plantão de sobreaviso.
• Fechamento: no fim do mês, plantões, horas e valor por profissional precisam sair somados, num arquivo que o financeiro abre no Excel, como o CSV (planilha simples, aceita por qualquer programa). Veja em fechamento mensal de plantões.

Em todos eles, guarde o histórico: quem abriu a vaga, quem aceitou a troca, quem confirmou, com data e hora. Quando surgir a pergunta "quem estava de plantão naquela noite?", a resposta está registrada. Mais em histórico da escala.

Os erros mais comuns ao montar a escala

• Copiar o mês anterior: traz junto o feriado errado, o valor antigo e o médico que já saiu.
• Conferir descanso no olho: com 120 plantões, o erro não é questão de "se", é de "quando".
• Combinar valor no grupo: o "pago R$ 2.200 só hoje" fica R$ 300 acima do teto da noite, sem ninguém da direção saber.
• Divulgar por print: a primeira troca já deixa a imagem desatualizada, e cada médico passa a ter uma versão.
• Troca combinada de boca: se o colega não aparece, ninguém sabe de quem era o plantão.
• Deixar a soma para o dia 30: o fechamento vira dois dias de digitação e conferência.

Se a sua escala hoje vive numa planilha e num grupo de mensagens, veja como mudar sem parar o setor em sair da planilha e do WhatsApp.

Quem responde pela escala

A escala não é só uma tarefa administrativa. Pela Resolução CFM nº 2.147/2016, cabe ao diretor técnico organizar a escala de plantonistas para que o serviço não fique com lacunas. Na prática, quem monta costuma ser a coordenação do setor, mas a responsabilidade final é da direção. Por isso vale ter regras escritas no modelo e o histórico de cada mudança guardado.

O médico também tem sua parte. O Código de Ética Médica, no artigo 9º, proíbe abandonar o plantão sem a presença de substituto, salvo justo impedimento. Por isso a troca só vale quando o colega aceita. Veja o papel de quem monta o mês em coordenador de escala e o quadro completo em gestão de escala médica.

Como montar a escala do mês no adm.hospital

O adm.hospital é o sistema de escala do hospital. Ele segue exatamente o caminho deste guia:

1. Crie o login com o e-mail da direção ou da coordenação.
2. Cadastre o hospital e o setor: turnos, especialidade exigida, valor e teto de cada plantão.
3. Gere o mês: a escala sai do modelo, com o valor de cada plantão, e a vaga em aberto vai para quem pode assumir.

Daí em diante, descanso, carga semanal, especialidade e teto são conferidos antes de confirmar. A troca fica com o titular até um colega aceitar pelo celular. A divisão de noites, fins de semana e feriados aparece por pessoa, com a média do grupo. E o mês fecha em CSV, com plantões, horas e valor por profissional, mais o histórico de quem mudou o quê. Para o médico, é grátis, sempre: ele vê a própria escala no celular, sempre atualizada.

Não precisa começar pelo hospital inteiro. Um setor e um mês bastam para decidir. Veja como fica o seu dia em para a coordenação, como contratar em para a direção e como os dados são protegidos em segurança. Ou experimente a escala agora, sem cadastro.