Dá para testar um sistema de escala sem falar com vendedor?

Por que vale testar antes de qualquer reunião

Quem coordena escala tem pouco tempo livre. Um teste que começa com formulário, ligação do vendedor e reunião de apresentação pode tomar uma semana inteira só para você descobrir se o sistema serve.

Faça a conta. Três reuniões de uma hora, com o coordenador médico, o gestor de escala e alguém do financeiro, são nove horas de gente cara longe da escala. E ao fim delas você ainda não mexeu no sistema: só viu slides.

Uma demonstração aberta inverte a ordem. Você mexe primeiro, por 20 minutos, no navegador. Só fala com alguém se o que viu fizer sentido.

Os três jeitos de testar um sistema de escala

Jeito	Como funciona	O que você ganha	O que custa
Demonstração aberta	O sistema roda no navegador, com um hospital de mentira dentro. Sem cadastro.	Ver o produto de verdade em minutos, sem compromisso.	Não mostra a sua escala: os dados são de exemplo.
Teste grátis por período	Você pede por formulário e recebe acesso por um tempo combinado.	Mexer com mais calma, às vezes com dados seus.	Cadastro, contato comercial e horas para configurar antes de testar.
Piloto em um setor	Depois de contratar, um setor roda o mês inteiro no sistema.	Ver o sistema com a sua equipe, as suas regras e o seu fechamento.	Já é decisão: tem contrato, implantação e treino.

A ordem que poupa tempo é esta: demonstração aberta para eliminar quem não serve, conversa só com quem passou, piloto em um setor antes de levar o hospital inteiro.

O que a demonstração mostra e o que ela não mostra

Uma demonstração boa é o produto rodando, não um vídeo. Nela você confere se o sistema faz o que promete: se trava a regra, se mostra quem pode cobrir a vaga, se fecha o mês.

Ela não mostra três coisas, e é bom saber disso antes:

• A sua escala. Os médicos, setores e valores são inventados. Os seus entram depois, na implantação.
• O tempo de implantação. Quanto leva para montar o modelo de cada setor do seu hospital só aparece na conversa.
• O preço. Ele depende do tamanho da escala. Veja como comparar propostas em quanto custa um sistema de escala por médico.

Roteiro de 20 minutos para testar qualquer sistema de escala

Use o mesmo roteiro em todos os sistemas que avaliar. Assim a comparação é justa. Anote sim ou não em cada passo.

1. Gere o mês. O mês sai de um modelo do setor (turnos, especialidade e valor definidos uma vez) ou você monta plantão por plantão? Se for na mão, o trabalho da planilha continua. Mais em como montar a escala do mês a partir do modelo do setor.
2. Tente quebrar o descanso. Escale um médico que acabou de sair de um plantão noturno para a manhã seguinte. O sistema deixa ou trava? Veja o descanso mínimo entre plantões.
3. Passe da carga da semana. Some plantões até um médico estourar o limite de horas semanais definido pelo setor. O sistema avisa antes de confirmar ou só depois?
4. Erre a especialidade. Coloque um clínico numa vaga que exige outra especialidade. Se o sistema aceitar, o erro vai chegar ao plantão. Leia como impedir médico sem a especialidade exigida.
5. Estoure o teto. Se o setor tem teto de R$ 1.500 por plantão, tente lançar R$ 1.800. O gasto tem que ser barrado antes, não descoberto no fechamento. Mais em como controlar o gasto antes do fechamento.
6. Abra uma vaga. Veja quem aparece para assumir. A lista deve trazer só quem cumpre descanso, carga e especialidade, e não o grupo inteiro.
7. Faça uma troca. Peça a troca e não aceite do outro lado. O plantão continua com quem? Se ficar sem dono, você tem um furo. Leia quem responde na troca de plantão.
8. Procure o histórico. Ache quem abriu a vaga, quem aceitou a troca e quando. Sem data e hora, a discussão do fim do mês vira palavra contra palavra. Veja como registrar quem mudou a escala.
9. Feche o mês. Exporte os plantões, as horas e o valor por profissional. Abra o arquivo no Excel. Se não abrir, o financeiro vai redigitar tudo. Mais em como fechar o mês de plantões.
10. Olhe a divisão. Veja quantas noites, fins de semana e feriados cada um pegou. É isso que evita a reclamação de que a escala é injusta. Leia como dividir noites e feriados de forma justa.

Um sistema que passa nos dez passos merece a conversa. Um que falha em dois ou mais já mostrou o que você precisava saber, sem gastar uma reunião.

Não coloque dados reais de médicos num teste sem contrato

Num teste, é tentador subir a planilha de verdade, com nome, CRM, telefone e valores dos plantonistas. Evite. Pela Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018), o hospital responde pelo que faz com os dados pessoais da equipe, inclusive quando entrega a um fornecedor.

Por isso a demonstração com dados de exemplo é a mais segura para a primeira avaliação. Os dados reais entram depois, com contrato e com o seu TI sabendo onde eles ficam. Veja o sistema de escala precisa seguir a LGPD?

Hospital público: a prova de conceito

Hospital que compra por licitação também pode ver o sistema funcionando antes de assinar. A Lei de Licitações (Lei 14.133/2021) permite que o edital preveja prova de conceito: o fornecedor mais bem colocado mostra, na prática, que o sistema faz o que a proposta diz. O roteiro de dez passos acima serve de base para escrever essa prova no edital.

Depois do teste: as perguntas que valem a conversa

Se o sistema passou no roteiro, leve estas perguntas para a reunião:

• Quanto custa para o tamanho da minha escala? Peça por escrito e calcule o custo por médico por mês.
• O médico paga alguma coisa, hoje ou depois? Médico que paga para pegar plantão tende a procurar outro hospital. Veja o médico precisa pagar para usar o app de escala?
• Posso começar por um setor? Começar pela UTI ou pelo PS e deixar o resto na planilha diminui o risco da mudança. Leia como sair da planilha sem parar a escala.
• Se eu sair, a escala sai comigo? A resposta certa é sim, numa planilha que abre no Excel.
• Quem acessa o quê? Peça a descrição de senhas, permissões por setor, trilha de auditoria (o registro de quem mudou o quê) e backup.
• Quem pode pegar plantão? Só quem o hospital cadastrou ou também médicos de uma rede maior? Veja rede aberta ou rede fechada.

Para a lista completa de critérios de escolha, leia como escolher um software de escala médica.

Como testar o adm.hospital

O adm.hospital tem demonstração aberta. Em Experimente, uma semana de escala roda no seu navegador: você cobre a vaga, testa a regra, abre uma vaga e faz uma troca. Sem cadastro, sem instalar nada, e nada sai do seu navegador.

Na mesma página dá para abrir a demonstração completa, na visão da coordenação. O hospital de lá não existe: nomes, plantões e valores são de exemplo, e nenhum dado real de paciente ou de médico passa por ali. Nela você percorre o roteiro acima:

• gera o mês do modelo do setor, com o valor de cada plantão;
• toca na vaga em aberto e vê só quem cumpre descanso, carga semanal e especialidade;
• fecha o mês em CSV, com plantões, horas e valor por profissional, e confere o histórico com autor, data e hora.

O sistema também confere o teto de valor de cada setor antes de confirmar, mantém o plantão com o titular até outro médico aceitar a troca e mostra a divisão de noites, fins de semana e feriados por pessoa. O detalhe de cada parte está em para o gestor e em para hospitais.

Lembre: a demonstração é um hospital de exemplo, não a sua escala. Quando quiser ver com a sua realidade, a conversa leva 30 minutos e é nela que sai o valor, que depende do tamanho da escala. Dá para começar por um setor, e para o médico plantonista o uso é grátis, sempre.

Seu TI vai perguntar de segurança: a resposta está em segurança da informação. E para ver, com link e data, como outros modelos de teste funcionam no mercado, abra o comparativo.